Desarrollo Teórico y Práctico de Validación de Datos y Formato Condicional

Validación de Datos

C20.- Validar Datos

Esta función de Excel permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o deben escribir en una celda. La validación se puede configurar para evitar que se ingresen datos no válidos advirtiendo que se está cargando datos incorrectos cundo se intente hacerlo. La advertencia puede realizarse apereciendo una ventana emergente el cual le indica los parámetros a tener en cuenta a ingresar. 

Tipos de datos que se pueden validar: 

Números: Se puede establecer que el número que se introduce a una celda sea decimal o entero, que este entre un mínimo y un máximo, excluir un número o intervalo de números y finalmente se puede utilizar una fórmula para hacer el cálculo de validación
Fechas y horas:  En este caso se pueden excluir fechas u horas,  establecer una fecha máxima, mínima  o un intervalo y también establecer una fórmula para determinar las fechas válidas.
Longitud:Pone límites al número de caracteres que se pueden introducir, tanto en máximo como en mínimo.
Lista desplegable de valores Se puede establecer una lista desplegable con los valores admitidos por una celda. 

E1.- Crear una Validación de Datos en Lista
Creamos una lista de los valores que queremos selecciona al momento de ingresar los datos (Imagen 1)

Imagen 1

E2.- Pestaña datos Validamos los Valores
Seleccionar de la pestaña datos ==> Herramientas de Datos  ==> Validación de datos (Imagen  2)

Imagen 2

En mi ejemplo realice la validación de datos en Lista, esta validación es la más usada ya que al seleccionarla, se hace clic en origen, y luego pone el rango de la lista a la que queremos validar (luego aceptamos). Esto permite convertir la lista de datos en una lista desplegable para ir seleccionando (Imagen 3 y 4)

Imagen 4

Imagen 3

E3.- Validación de fechas: se seleccionó en criterios de validación: Permitir (Fecha)  ==>  Datos (mayor que)  ==>  Fecha inicial (17/09/2013). Con un mensaje de error en el caso de ingresar una fecha igual o menor que la asignada. Imagen 5 y 6.-

Imagen 5

Imagen 6

En relación a la validación de las hojas se realiza una configura en números enteros y entre 1 (mínimo) y 300 (máximo) con mensaje de error.( Imagen 7).

Imagen 7

C21.- Crear Formato Condicional

En el caso que se desea ofrecer una mejor visualización de los datos numéricos, sin tener que recurrir a los gráficos, Excel ofrece o brinca un gran numero de posibilidades de representar la visualización  de los valores.  Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo” correspondiente a la “Ficha Inicio” se accede a las  posibilidades para ofrecer una visualización gráfica de los valores numéricos en las propias celdas.

En mi ejemplo de práctico seleccioné que el formato condicional se efectué en las cantidades de paginas de los documentos con lo cuales se trabaja. (Imagen 8)

Imagen 8

Les agrego un video de cómo realice la validación de datos y formato condicional en relación al manejo de documentación. 

Validacion y Datos y Formato Condicional from melisa on Vimeo.

Reflexión: considero que haber aprendido la herramienta de validación de datos es muy útil para el manejo de datos ya que hora de cargar información en las planillas de cálculos condicionamos a los usuarios qué debe cargar y eso logra que se eviten los errores en la misma carga. El formato condicional me resultó una manera sencilla de representar los datos con los cuales trabajamos sin tener que estar realizando gráficos.   

Dificultades: La dificultad que halle fue en la mala grabación de cómo fui grabando la evidencias para cada una de las competencias ya que me resultaba difícil hablar lo que iba realizando, resolví hacerlo en mute al vídeo. 



Fuentes:
F1:  Sitio Web-Taringa.net- http://www.taringa.net/posts/hazlo-tu-mismo/15018083/Validacion-de-datos-en-Excel.html- Fecha consulta 22/09/2013
F2 Sitio Web - Allexcel -http://www.allexcel.com.ar/generales/tutoriales/VALIDACION%20DE%20DATOS/validacion.de-datos.html - Fecha consulta 22/09/2013
F3:Sitio Web- Exceltotal- http://exceltotal.com/fundamentos-de-formato-condicional/
F4: Apuntes de cátedra de Informática del Profesor Lic. Bertocchi Fabian

Lo que sé de Excel

Buenas noches, en esta publicación detallaré lo que sé de excel:

Imagen 1

• Cambiar nombres a las hojas de excel ya que al crear un documento nuevo en forma predeterminada las nombra Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3. Haciendo doble clic en el nombre podemos asignarle el nombre que queremos.- (Imagen 1)

• Insertar fondo a la hoja de cálculos: accediendo a la pestaña Diseño de Paginas, seleccionamos Fondo y elegimos la imagen que queremos de fondo.- (Imagen 2)

Imagen 3

• Insertar Hipervínculos: podemos seleccionar una celda, estando en ella vamos a insertar hipervìnculo e indicamos cuál será la dirección que tomará, ésta irá a la ruta que le indiquemos.(imagen 3).-

Imagen 4 

• Función Promedio: Permite obtener automáticamente el promedio de lo que necesitamos.(Imagen 4) 

Imagen 5

• Función Autosuma: Arroja automáticamente la suma de las celdas que seleccionemos.- (Imagen 5)

Imagen 6

• Función Concatenar: esta función permite unir textos que se encuentran en diferentes celdas. (Imagen 6) 

Imagen 7

• Los otros cálculos que fui desarrollando fue sin las funciones que vienen en excel sino haciendo la carga de qué es lo que quiero calcular: por ejemplo si tengo en una columna el precio de un producto pedía que me calcule el porcentaje adicional al precio neto. (Imagen 7)

• Insertar Gráficos: previa inserción de gráfico se debe seleccionar el rango a considerar. ( Imagen 8)

Practica con Access

C17.- Crear una base de datos

E1.- Crear una base de datos nueva

Para crear una base nueva, hacemos clic en base de datos en blanco, seleccionamos el nombre que lo vamos a llamar y hacemos clic en Crear.(Imagen 1)

Imagen 1

Para crear las tablas debemos ir a la barra de herramientas en la pestaña crear y seleccionaremos tabla (Imagen 2).-

Imagen 2

Las tablas creadas son 4: En cada una de las tablas vamos agregando los campos con sus respectivas propiedades para luego crear los formularios donde se cargarán los datos. Cada una de ellas tendrá su clave principal. 

• Clientes(Imagen 3)
• Iva (Imagen 4)
• Provincias(Imagen 5)
• Vendedores(Imagen 6)

Imagen 3

Imagen 4

Imagen 5

Imagen 6

Como pueden observar en la imagen 3 correspondiente a CLIENTES el ultimo campo tiene como tipo de datos Objeto OLE es ahí donde iremos cargando las fotografías de nuestros clientes cuando vayamos cargando el formulario. 

C18.- Crear las Relaciones

Luego de crear las tablas con sus claves principales y claves secundarias, relacionamos las mismas desde las claves principales a las secundarias que las creamos en la tabla CLIENTES. Seleccionamos de la pestaña herramientas de base de datos, el botón relaciones (Imagen 7).

Imagen 7

Comparto con Uds. un video que muestro como hacer las relaciones.

Relaciones en Access from melisa on Vimeo.

C19.-Crear INFORMES

En el siguiente video hago una demostración para poder crear un informe con el asistente de Informes, tomando en cuenta las tablas que se han creado.

Crear Informes from melisa on Vimeo.

Reflexión: Para ir finalizando este post sobre Access quiero destacar que es un programa que nunca lo he manejado, me pareció muy importante conocerlo y aprender a usarlo ya que es un programa con el cual puede ser implementado en cualquier ámbito laboral en el cual deseamos llevar los registros de datos.- 

Dificultad: Al ser un programa con el cual no estaba familiarizada, el aprender su uso y manejo me ha demandado y demanda más tiempo del que cuento. De los errores he ido aprendiendo que no volver hacer, pero la implementación del mismo ha sido a prueba y error.- 

Terminología y conceptos principales sobre Access 2007

C16.- Conocer la terminología y conceptos principales sobre Access 2007

¿Qué es Access?

Es un software que funciona bajo Windows, aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. 

Con Access se podrá organizar toda la información relativa a artículos, clientes, proveedores, facturas a cobrar y a pagar, datos de contabilidad, datos fiscales, control de stocks, etc. Una vez que se organice e incorpore toda la información a una base de datos Access, se podrá operar cómodamente para conocer en todo momento el estado de un negocio al instante y sin errores. 

Access proporciona herramientas que permite hacer consultas para obtener exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada por distintos conceptos. Sólo se tiene que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema.

Principales componente de una base de datos

La  tabla de Access está compuesta por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de datos específico como son los campos de tipo texto, los campos de tipo número, de tipo fecha, etc.  la cual es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos.

Un campo es similar a una columna de una tabla de Excel donde se ha especificado un título el cual indica el tipo de información contenida en dicha columna. El campo es el elemento más pequeño de información, es un conjunto de caracteres que componen la base de datos, contiene un único dato por ejemplo un precio, un nombre, un tipo documental, un color, un número, etc. Todos los campos están identificados por un nombre de campo.

El registro es la fila de una tabla. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. 

Tipo de datos que se pueden utilizar en un campo

• Texto: en un campo puede utilizarse texto (letras) o se puede combinar texto y números pero sin ser estos últimos moneda (no se podrán calcular)

• Divisas: si el campo de texto tendrá  dinero o si se quiere un alto grado de precisión en los cálculos. Estos campos calculan hasta 15 lugares de decimales. 

• Memo: se utiliza para introducir notas largas o números. En estos campos no se pueden utilizar para clasificar ni indexar registros ni para realizar cálculos.

• Números: Este tipo de dato pueden ser ordenados numéricamente, indexados o calculados, y cuando la precisión no sea importante. Los cálculos realizados en este campo se redondearán.

•  Fecha / hora: Hacerlo en un campo de texto es posible, pero el ordenamiento no funcionará correctamente a menos que el campo esté designado como un campo de Fecha / Hora.

•  Campo sí / no: se emplea para forzar una respuesta de Sí / No, Verdadero / Falso o Activado / Desactivado. 

• Autonumérico: para asignar números secuenciales o al azar a un campo. Estos números se utilizan como claves principales que sean necesarias para establecer relaciones (campos compartidos) entre dos o más tablas.

• Campo de objeto OLE: permite vincular o incrustar un objeto de otro programa compatible. Ejemplo, se puede vincular a un gráfico de Excel, un documento de Word o una imagen, un sonido o archivo de video.

• Hipervínculo: el cual permite dirigir  a una ubicación diferente en la base de datos, a otro archivo en tu computadora o LAN, o un sitio en Internet.

 Propiedades de los diferentes tipos de datos

• Campos Texto: determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.
• Campos Numérico: 

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1. Es decir, valores con una precisión decimal de 28.
Entero para valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

• Campos Autonumérico: son entero largo.
• Campos Numérico y Moneda:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta a los valores introducidos el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.

• Los campos Fecha/Hora:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lu-nes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.
Los campos Sí/No: disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Acti-vado/Desactivado.

Indice en una tabla

El índice es una estructura de datos que mejora la velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a los registros de una tabla en una base de datos. El índice tiene un funcionamiento similar al índice de un libro, guardando parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su posición en la base de datos. 

Los índices pueden ser creados usando una o más columnas, proporcionando la base tanto para búsquedas rápidas al azar como de un ordenado acceso a registros eficiente.

Clave principal

La clave o llave principal de una tabla, está formada por uno o varios campos que identifican en forma única cada registro almacenado. Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se repitan para cada registro, por ejemplo, en la tabla Empleados el campo Núm. de Empleado, es la clave principal de esta tabla.

Consulta

Consulta es una regla para identificar los registros que se desea incluir en el resultado de una consulta. No todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa ver todos los registros que están almacenados en el origen de registros subyacente, deberá agregar criterios a una consulta cuando la diseñe.

Se puede definir una consulta como la unión de filas resultantes se denominan consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias, las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.

Formulario

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas.

Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Dificultad: El haber estado adquiriendo el conocimiento teórico del programa a través del Aula Virtual o "virtualmente", me demoró un poco en el desarrollo continuo de aprendizaje pero no lo vi como obstáculo sino como una nueva alternativa para aprender este nuevo programa.- 



Fuentes:
Tutorial_Access_Etapa_I (Apunte de Cátedra 2013)

Sitio Web - ehowenespanol- http://www.ehowenespanol.com/diferencias-campos-registros-base-datos-info_227886/ fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web - ehowenespanol-http://www.ehowenespanol.com/decidir-tipo-datos-utilizar-campo-tabla-microsoft-access-como_69443/ fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web - aulaclic-  http://www.aulaclic.es/access2000/b_3_1_2.htm  fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web wikipedia http://es.wikipedia.org/wiki/%C3%8Dndice_(base_de_datos)  fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web- /accessena.wordpress - http://accessena.wordpress.com/2009/01/29/las-llaves-de-access/  fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web- aulapc- http://www.aulapc.es/ofimatica_acces_seleccion.html  fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web- aulapc - http://www.aulapc.es/ofimatica_acces_actualizacion.html  fecha consulta 10/08/2013

SitioWeb -office.microsoft- http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-sobre-bases-de-datos-HA010064450.aspx#BMforms  fecha consulta 10/08/2013

Trabajo de investigación sobre virus informático

C15.- Conocer los virus Informáticos 

Hola  a todos, quiero compartir con ustedes el trabajo de investigación sobre los virus informáticos en el cual con mis compañeros de grupo hemos realizado una reseña desde el comienzo del diseño de éstos programas hasta cómo se propagan y cómo protegernos de ellos. Espero que les sea de utilidad como lo ha sido para nosotros.

Trabajo de Investigación sobre Virus Informaticos.

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Reflexión:  Como reflexión quiero manifestar que no sólo debemos quedarnos con el conocimiento "básico" sobre el funcionamiento de nuestra computadora, debemos explorar un poco más allá para conocer respecto al mantenimiento y actualización de ella para logra un buen uso y cuidado. Debemos ser cuidadosos al abrir archivos por más conocida que sea la fuente puede ser que ese usuario no sepa que posee virus en su máquina o correo y nos infecte nuestra pc. 

Herramientas en la Web 2.0 Calameo y Slideboom

Calameo 

Comenzaré este nuevo post, explicando sobre la utilización de dos  programas que permiten crear publicaciones web creativas. 

Calameo es una herramienta que ofrece la posibilidad de crear, alojar y compartir publi-caciones interactivas. Admite y convierte una gran variedad de tipos de archivos (PDF, Word, Powerpoint, OpenOffice,etc)  en un  documento que se puede leer pasando las páginas como en un libro “virtual”.Es una herramienta capaz de producir documentos interactiva de muy alta calidad sin la necesidad de requerir conocimientos técnicos por parte del editor. Tiene una amplia gama de opciones y es de fácil uso. A partir de un archivo PDF, usted crea revistas, folletos, catálogos de ventas, informes anuales, folletos de presentación.

C13.- Crear una publicación en Calameo 

E1.- Crear una cuenta en calameo es muy sencillo y el registro es como en la mayoría de las páginas en las cuales podemos utilizar para subir documentos, videos, imágenes etc. Cargamos los datos que nos solicita.(Imagen 1)

Imagen 1

E2.- Luego de habernos creado la cuenta, seleccionamos subir el archivo. Vamos donde dice Explorar seleccionamos el documento y luego vamos a Iniciar Carga. (Imagen 2).

Imagen 2

E3.- Luego de haber realizado la carga del archivo, hacemos clic en compartir (Imagen 3) y nos brinda las posibilidades que tenemos para compartir el archivo, en mi caso sólo copie el Código incrustado  para poder subirlo al post.(Imagen 4)

Imagen 4

Imagen 3

A modo de ejemplo les dejo la publicacion que realicé de un powerpoint sobre el tutorial de Dipity.

Tutorial Dipity

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Es un servicio en línea para compartir sus ideas y presentaciones con cualquier persona. es una aplicación libre y gratuita que permite almacenar y compartir en línea presentaciones con formato ppt, pps, pptx o ppsx ypublicarlas en un sitio web. La ventaja de Slideboom con respecto a otras aplicaciones de la Web 2.0, es que permite subir presentaciones conservando las animaciones, transiciones y efectos de sonido. 

C14.- Subir un Powerpoint en slideboom

E1.- Registro en slideboom, se efectúa ingresando correo electrónico  nombre de usuario y contraseña.(Imagen 1 y 2).

Imagen 1

Imagen 2

E2.- Cargar un powerpoint en slideboom, se tiene que hacer clic en Upload Presentation (imagen 3) y luego seleccionar la ruta del archivo a cargar (imagen 4).

Imagen 4

Imagen 3

E3.- Luego de haber finalizado la carga de archivo, seleccionamos Embed presentation para poder copiar el Código Incrustado, el cual se copia en el HTML (imagen 5) 

Imagen 5

Acá les dejo el tutorial de Dipity subido en slideboom: 

Tutorial Dipity

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Reflexión: me pareció una herramienta muy útil ya que se pueden crear documentos de cualquier extensión y lo puedo hacer público subiéndolo a internet y de ésta manera cualquier cibernauta puede tener acceso a él. El archivo que subamos a él lo convertirá en una publicación interactiva semejante a una revista.

Fuentes : 

Sitio Web documania20.wordpress - http://documania20.wordpress.com/2012/06/20/herramientas-en-la-web-2-0-calameo/ fecha consulta 21/06/2013

Sitio Web slideshare.net- http://www.slideshare.net/juanillamarina/calameo-4712788 fecha consulta 21/06/2013