Desarrollo Teórico y Práctico de Validación de Datos y Formato Condicional

Validación de Datos

C20.- Validar Datos

Esta función de Excel permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o deben escribir en una celda. La validación se puede configurar para evitar que se ingresen datos no válidos advirtiendo que se está cargando datos incorrectos cundo se intente hacerlo. La advertencia puede realizarse apereciendo una ventana emergente el cual le indica los parámetros a tener en cuenta a ingresar. 

Tipos de datos que se pueden validar: 

Números: Se puede establecer que el número que se introduce a una celda sea decimal o entero, que este entre un mínimo y un máximo, excluir un número o intervalo de números y finalmente se puede utilizar una fórmula para hacer el cálculo de validación
Fechas y horas:  En este caso se pueden excluir fechas u horas,  establecer una fecha máxima, mínima  o un intervalo y también establecer una fórmula para determinar las fechas válidas.
Longitud:Pone límites al número de caracteres que se pueden introducir, tanto en máximo como en mínimo.
Lista desplegable de valores Se puede establecer una lista desplegable con los valores admitidos por una celda. 

E1.- Crear una Validación de Datos en Lista
Creamos una lista de los valores que queremos selecciona al momento de ingresar los datos (Imagen 1)

Imagen 1

E2.- Pestaña datos Validamos los Valores
Seleccionar de la pestaña datos ==> Herramientas de Datos  ==> Validación de datos (Imagen  2)

Imagen 2

En mi ejemplo realice la validación de datos en Lista, esta validación es la más usada ya que al seleccionarla, se hace clic en origen, y luego pone el rango de la lista a la que queremos validar (luego aceptamos). Esto permite convertir la lista de datos en una lista desplegable para ir seleccionando (Imagen 3 y 4)

Imagen 4

Imagen 3

E3.- Validación de fechas: se seleccionó en criterios de validación: Permitir (Fecha)  ==>  Datos (mayor que)  ==>  Fecha inicial (17/09/2013). Con un mensaje de error en el caso de ingresar una fecha igual o menor que la asignada. Imagen 5 y 6.-

Imagen 5

Imagen 6

En relación a la validación de las hojas se realiza una configura en números enteros y entre 1 (mínimo) y 300 (máximo) con mensaje de error.( Imagen 7).

Imagen 7

C21.- Crear Formato Condicional

En el caso que se desea ofrecer una mejor visualización de los datos numéricos, sin tener que recurrir a los gráficos, Excel ofrece o brinca un gran numero de posibilidades de representar la visualización  de los valores.  Desde el botón “Formato Condicional” del “Grupo Estilo” correspondiente a la “Ficha Inicio” se accede a las  posibilidades para ofrecer una visualización gráfica de los valores numéricos en las propias celdas.

En mi ejemplo de práctico seleccioné que el formato condicional se efectué en las cantidades de paginas de los documentos con lo cuales se trabaja. (Imagen 8)

Imagen 8

Les agrego un video de cómo realice la validación de datos y formato condicional en relación al manejo de documentación. 

Validacion y Datos y Formato Condicional from melisa on Vimeo.

Reflexión: considero que haber aprendido la herramienta de validación de datos es muy útil para el manejo de datos ya que hora de cargar información en las planillas de cálculos condicionamos a los usuarios qué debe cargar y eso logra que se eviten los errores en la misma carga. El formato condicional me resultó una manera sencilla de representar los datos con los cuales trabajamos sin tener que estar realizando gráficos.   

Dificultades: La dificultad que halle fue en la mala grabación de cómo fui grabando la evidencias para cada una de las competencias ya que me resultaba difícil hablar lo que iba realizando, resolví hacerlo en mute al vídeo. 



Fuentes:
F1:  Sitio Web-Taringa.net- http://www.taringa.net/posts/hazlo-tu-mismo/15018083/Validacion-de-datos-en-Excel.html- Fecha consulta 22/09/2013
F2 Sitio Web - Allexcel -http://www.allexcel.com.ar/generales/tutoriales/VALIDACION%20DE%20DATOS/validacion.de-datos.html - Fecha consulta 22/09/2013
F3:Sitio Web- Exceltotal- http://exceltotal.com/fundamentos-de-formato-condicional/
F4: Apuntes de cátedra de Informática del Profesor Lic. Bertocchi Fabian

Lo que sé de Excel

Buenas noches, en esta publicación detallaré lo que sé de excel:

Imagen 1

• Cambiar nombres a las hojas de excel ya que al crear un documento nuevo en forma predeterminada las nombra Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3. Haciendo doble clic en el nombre podemos asignarle el nombre que queremos.- (Imagen 1)

• Insertar fondo a la hoja de cálculos: accediendo a la pestaña Diseño de Paginas, seleccionamos Fondo y elegimos la imagen que queremos de fondo.- (Imagen 2)

Imagen 3

• Insertar Hipervínculos: podemos seleccionar una celda, estando en ella vamos a insertar hipervìnculo e indicamos cuál será la dirección que tomará, ésta irá a la ruta que le indiquemos.(imagen 3).-

Imagen 4 

• Función Promedio: Permite obtener automáticamente el promedio de lo que necesitamos.(Imagen 4) 

Imagen 5

• Función Autosuma: Arroja automáticamente la suma de las celdas que seleccionemos.- (Imagen 5)

Imagen 6

• Función Concatenar: esta función permite unir textos que se encuentran en diferentes celdas. (Imagen 6) 

Imagen 7

• Los otros cálculos que fui desarrollando fue sin las funciones que vienen en excel sino haciendo la carga de qué es lo que quiero calcular: por ejemplo si tengo en una columna el precio de un producto pedía que me calcule el porcentaje adicional al precio neto. (Imagen 7)

• Insertar Gráficos: previa inserción de gráfico se debe seleccionar el rango a considerar. ( Imagen 8)

Practica con Access

C17.- Crear una base de datos

E1.- Crear una base de datos nueva

Para crear una base nueva, hacemos clic en base de datos en blanco, seleccionamos el nombre que lo vamos a llamar y hacemos clic en Crear.(Imagen 1)

Imagen 1

Para crear las tablas debemos ir a la barra de herramientas en la pestaña crear y seleccionaremos tabla (Imagen 2).-

Imagen 2

Las tablas creadas son 4: En cada una de las tablas vamos agregando los campos con sus respectivas propiedades para luego crear los formularios donde se cargarán los datos. Cada una de ellas tendrá su clave principal. 

• Clientes(Imagen 3)
• Iva (Imagen 4)
• Provincias(Imagen 5)
• Vendedores(Imagen 6)

Imagen 3

Imagen 4

Imagen 5

Imagen 6

Como pueden observar en la imagen 3 correspondiente a CLIENTES el ultimo campo tiene como tipo de datos Objeto OLE es ahí donde iremos cargando las fotografías de nuestros clientes cuando vayamos cargando el formulario. 

C18.- Crear las Relaciones

Luego de crear las tablas con sus claves principales y claves secundarias, relacionamos las mismas desde las claves principales a las secundarias que las creamos en la tabla CLIENTES. Seleccionamos de la pestaña herramientas de base de datos, el botón relaciones (Imagen 7).

Imagen 7

Comparto con Uds. un video que muestro como hacer las relaciones.

Relaciones en Access from melisa on Vimeo.

C19.-Crear INFORMES

En el siguiente video hago una demostración para poder crear un informe con el asistente de Informes, tomando en cuenta las tablas que se han creado.

Crear Informes from melisa on Vimeo.

Reflexión: Para ir finalizando este post sobre Access quiero destacar que es un programa que nunca lo he manejado, me pareció muy importante conocerlo y aprender a usarlo ya que es un programa con el cual puede ser implementado en cualquier ámbito laboral en el cual deseamos llevar los registros de datos.- 

Dificultad: Al ser un programa con el cual no estaba familiarizada, el aprender su uso y manejo me ha demandado y demanda más tiempo del que cuento. De los errores he ido aprendiendo que no volver hacer, pero la implementación del mismo ha sido a prueba y error.-