Terminología y conceptos principales sobre Access 2007

C16.- Conocer la terminología y conceptos principales sobre Access 2007

¿Qué es Access?

Es un software que funciona bajo Windows, aprovechando las características y ventajas de dicho entorno gráfico, tiene por objeto la gestión de datos estructurados, con el fin de procesar y proporcionar la información precisa a los distintos usuarios del sistema. 

Con Access se podrá organizar toda la información relativa a artículos, clientes, proveedores, facturas a cobrar y a pagar, datos de contabilidad, datos fiscales, control de stocks, etc. Una vez que se organice e incorpore toda la información a una base de datos Access, se podrá operar cómodamente para conocer en todo momento el estado de un negocio al instante y sin errores. 

Access proporciona herramientas que permite hacer consultas para obtener exactamente la información deseada y en el formato que desea, bien sea un informe simple, o una tabla con apartados e información agrupada o clasificada por distintos conceptos. Sólo se tiene que mantener al día la base de datos incorporando las nuevas informaciones al sistema.

Principales componente de una base de datos

La  tabla de Access está compuesta por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de datos específico como son los campos de tipo texto, los campos de tipo número, de tipo fecha, etc.  la cual es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos.

Un campo es similar a una columna de una tabla de Excel donde se ha especificado un título el cual indica el tipo de información contenida en dicha columna. El campo es el elemento más pequeño de información, es un conjunto de caracteres que componen la base de datos, contiene un único dato por ejemplo un precio, un nombre, un tipo documental, un color, un número, etc. Todos los campos están identificados por un nombre de campo.

El registro es la fila de una tabla. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. 

Tipo de datos que se pueden utilizar en un campo

• Texto: en un campo puede utilizarse texto (letras) o se puede combinar texto y números pero sin ser estos últimos moneda (no se podrán calcular)

• Divisas: si el campo de texto tendrá  dinero o si se quiere un alto grado de precisión en los cálculos. Estos campos calculan hasta 15 lugares de decimales. 

• Memo: se utiliza para introducir notas largas o números. En estos campos no se pueden utilizar para clasificar ni indexar registros ni para realizar cálculos.

• Números: Este tipo de dato pueden ser ordenados numéricamente, indexados o calculados, y cuando la precisión no sea importante. Los cálculos realizados en este campo se redondearán.

•  Fecha / hora: Hacerlo en un campo de texto es posible, pero el ordenamiento no funcionará correctamente a menos que el campo esté designado como un campo de Fecha / Hora.

•  Campo sí / no: se emplea para forzar una respuesta de Sí / No, Verdadero / Falso o Activado / Desactivado. 

• Autonumérico: para asignar números secuenciales o al azar a un campo. Estos números se utilizan como claves principales que sean necesarias para establecer relaciones (campos compartidos) entre dos o más tablas.

• Campo de objeto OLE: permite vincular o incrustar un objeto de otro programa compatible. Ejemplo, se puede vincular a un gráfico de Excel, un documento de Word o una imagen, un sonido o archivo de video.

• Hipervínculo: el cual permite dirigir  a una ubicación diferente en la base de datos, a otro archivo en tu computadora o LAN, o un sitio en Internet.

 Propiedades de los diferentes tipos de datos

• Campos Texto: determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.
• Campos Numérico: 

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1. Es decir, valores con una precisión decimal de 28.
Entero para valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

• Campos Autonumérico: son entero largo.
• Campos Numérico y Moneda:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta a los valores introducidos el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.

• Los campos Fecha/Hora:

Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lu-nes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.
Los campos Sí/No: disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Acti-vado/Desactivado.

Indice en una tabla

El índice es una estructura de datos que mejora la velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a los registros de una tabla en una base de datos. El índice tiene un funcionamiento similar al índice de un libro, guardando parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su posición en la base de datos. 

Los índices pueden ser creados usando una o más columnas, proporcionando la base tanto para búsquedas rápidas al azar como de un ordenado acceso a registros eficiente.

Clave principal

La clave o llave principal de una tabla, está formada por uno o varios campos que identifican en forma única cada registro almacenado. Se utiliza como clave principal un campo que contenga valores que no se repitan para cada registro, por ejemplo, en la tabla Empleados el campo Núm. de Empleado, es la clave principal de esta tabla.

Consulta

Consulta es una regla para identificar los registros que se desea incluir en el resultado de una consulta. No todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa ver todos los registros que están almacenados en el origen de registros subyacente, deberá agregar criterios a una consulta cuando la diseñe.

Se puede definir una consulta como la unión de filas resultantes se denominan consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias, las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.

Formulario

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas.

Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Dificultad: El haber estado adquiriendo el conocimiento teórico del programa a través del Aula Virtual o "virtualmente", me demoró un poco en el desarrollo continuo de aprendizaje pero no lo vi como obstáculo sino como una nueva alternativa para aprender este nuevo programa.- 



Fuentes:
Tutorial_Access_Etapa_I (Apunte de Cátedra 2013)

Sitio Web - ehowenespanol- http://www.ehowenespanol.com/diferencias-campos-registros-base-datos-info_227886/ fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web - ehowenespanol-http://www.ehowenespanol.com/decidir-tipo-datos-utilizar-campo-tabla-microsoft-access-como_69443/ fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web - aulaclic-  http://www.aulaclic.es/access2000/b_3_1_2.htm  fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web wikipedia http://es.wikipedia.org/wiki/%C3%8Dndice_(base_de_datos)  fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web- /accessena.wordpress - http://accessena.wordpress.com/2009/01/29/las-llaves-de-access/  fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web- aulapc- http://www.aulapc.es/ofimatica_acces_seleccion.html  fecha consulta 10/08/2013

Sitio Web- aulapc - http://www.aulapc.es/ofimatica_acces_actualizacion.html  fecha consulta 10/08/2013

SitioWeb -office.microsoft- http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/conceptos-basicos-sobre-bases-de-datos-HA010064450.aspx#BMforms  fecha consulta 10/08/2013